オフィス環境改善の重要性とは？快適な空間へ改善し業務効率向上をはかろう

オフィス環境の重要性

オフィス環境を向上させることで、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。まずは、オフィス環境の重要性について説明します。


◇従業員の業務効率向上
オフィス環境を改善すると、従業員がより効率的に業務を進められます。例えば、薄暗く肌寒いオフィスよりも、適度に明るく快適な温度が保たれているオフィスで働くほうが集中でき、業務効率が上がります。

業務効率が上がれば、遂行できる業務量も増え、企業全体の売上増にもつながるでしょう。


◇従業員の満足度向上
環境が整っているオフィスは従業員にとって過ごしやすく、居心地の良い場所となるでしょう。従業員のモチベーションアップや、コミュニケーションの活発化も期待できます。その結果、愛社精神が育ち、従業員の企業に対する満足度の向上も見込めます。


◇従業員のストレス軽減
令和3年に厚生労働省が実施した労働安全衛生調査（実態調査）によると、「現在の仕事や職業生活に強い不安やストレスとなっていると感じる事柄がある労働者」は、全体の53.3％という結果でした。

約2人に1人が職場で強い不安やストレスを感じている現代において、働きやすく居心地の良いオフィス環境を提供することは、事業者の責務といえます。

出典：厚生労働省｜令和3年『労働安全衛生調査（実態調査）』の結果を公表します

オフィス環境を構成する要素と企業ができる対策

オフィス環境を快適に整えるためには、オフィス環境を構成する要素について、あらかじめ把握しておくことが大切です。


◇音（騒音）
オフィス内もしくは外部から騒音が発生している場合、従業員の作業効率低下につながってしまう可能性があります。仕事の集中力を削がれたり、ストレスの原因になったりするためです。

騒音というと、一般的に大きな話し声や工事現場の音が思い浮かぶかもしれません。しかし、キーボードのタイピング音・コピー機の稼働音・電話でやり取りする際の話し声など、仕事上でほぼ確実に生じる音が気になってしまう方も多いのです。

さらに、近年は通話アプリの普及やテレワークの増加にともない、Web上でミーティングや商談を行なうケースが増えています。Web会議での話し声も仕事を妨げる騒音になりかねないため、声のボリュームや会議の開催場所には注意が必要です。

企業ができる騒音対策としては、物理的に音を軽減・遮断する方法が簡単かつ効果的といえます。オフィスレイアウトを工夫したり、吸音パネル・防音カーテン・防音ボックス・制振シートを使ったりすれば、騒音の影響を抑えることが可能です。

そして、騒音に関する注意喚起文をオフィス内や廊下に貼ったり、社内メールで共有したりするなど、従業員に対する周知徹底も必要となります。

一方、作業効率の観点から考えると、静かすぎるオフィス環境も問題です。オフィスが静まりかえっている場合、紙をめくる音や引き出しを開閉する音、業務報告のちょっとした会話など、本来なら気にならない程度の小さな音も響いてしまうので、緊張やストレスを生む原因になります。

その結果、従業員によっては「音を立ててはいけない」と過剰に気を遣うため、逆に作業効率が悪化したり、ストレスや体調不良を引き起こしたりするリスクが生じてしまうのです。

静かすぎないオフィス環境をつくりたい場合、オフィス内にリラックス効果のあるBGMや有線ラジオ放送を流してみるのも一案です。


◇レイアウト
席順や本棚の位置など、仕事がしやすいオフィスレイアウトは重要です。動線を考えたデスクの配置や狭すぎないワークスペースの確保など、小さな配慮が働きやすさにつながります。

レイアウトが整っていない場合、従業員同士がすれ違う際にぶつかりやすい、収納から物品を取り出しにくいなど、さまざまな弊害が発生します。負傷や物品破損のリスクも上がってしまうため、従業員一人ひとりの動線を考えつつ、レイアウトは早めに改善したいところです。

例えば、デスク同士もしくはデスクと壁の間隔をきちんと確保すれば、従業員がスムーズに移動しやすくなるので、衝突や転倒を未然に防ぐことができます。必要な通路幅は1人の人間が通るためなら900mm程度、2人の人間が難なくすれ違うためなら1,600mm程度が目安です。

本棚やキャビネットを設置する際は、扉や引き出しを開けるためのスペースも考慮しなければなりません。どうしてもスペースを確保できない場合、オープン型や引き違い扉の収納を選びましょう。

そして、もう一つ忘れてはいけないポイントが配線・電源です。電源ケーブルやLANケーブルが届かなかったり、コンセントの数が足りなかったりすると、仕事にも支障が出てしまうので、レイアウトを決める前にチェックする必要があります。

さらに、配線周りを整えることも重要です。ごちゃごちゃした配線は見た目が悪いだけではなく、引っかかりによる転倒や発熱による火災のリスクも向上するので、ケーブルタイやマルチタップで整理しましょう。

また、リフレッシュしやすい休憩スペースの設置は、従業員たちのモチベーション管理にも役立つでしょう。


◇家具
デスクやチェアなどのオフィス家具は、機能性も見た目も良いものを選ぶようにしましょう。特にデスクとチェアは体に合っていないものを使い続けると、作業効率に加え従業員の健康状態にも影響します。

例えば、プログラミングやWebデザインに従事する従業員の場合、業務時間の大半をパソコン作業が占めるため、パソコン本体やモニターを設置しやすい大きめのデスクが最適です。また、チェアもヘッドレストやリクライニング機能が付いた製品を選ぶと、快適に作業しやすくなります。

一方、営業職など普段オフィスにいる機会が少ない従業員に対しては、内勤の従業員のものに比べて小さめのデスクを割り当てても問題ありません。大きめのデスクを用意しても持て余しやすく、限られたスペースを浪費してしまう可能性もあります。

毎日使うものだからこそ、使いやすく美しいものを選び、従業員の作業効率とモチベーションの向上につなげましょう。


◇明るさ
照明や自然光によるオフィスの明るさも、作業効率に影響します。薄暗いオフィスだと、資料の文字が読みにくいなど作業に支障が出てしまうかもしれません。

そして、暗い場所で仕事をすると、視力低下・眼精疲労・肩こりといった健康被害につながるほか、オフィス内の雰囲気や従業員のモチベーションにも悪影響が生じてしまいます。

照明環境を整える場合、十分な明るさを確保するために光量・照明の数を調整することが大切です。また、照明器具はシャンデリア・シーリングライト・スポットライトなど種類が多いので、設置場所や目的に合わせて選ぶ必要があります。

色については青みがかった「昼光色」や、自然光に近い「昼白色」の電球を選ぶとよいでしょう。


◇清潔さ
機能性やデザイン性が高いオフィスであっても、清掃が行き届かず不衛生な状態では従業員のモチベーションは下がってしまいます。定期的に清掃を行ない、オフィスの清潔感を保つことで従業員の満足度は向上するでしょう。

特に「トイレ」の汚れは気になりやすいため、念入りに清掃したいところです。従業員はもちろん、取引先の社員やサービスの利用者といったお客様もトイレを利用する可能性があるので、清潔さがないとイメージダウンにつながりかねません。

また、日頃の清掃だけではなく、年末などのタイミングで大がかりな清掃を実施することも大切です。デスクや収納をいったん移動させて、隅々まできれいにしましょう。


◇空気の質も重要
忘れてしまいがちな要素ですが、オフィス内の空気の質も大切です。人間は呼吸することで、一日に約18kgもの空気を体内に取り入れているといわれています。

紛じんやウイルスが多いよどんだ空気は、そこで働く従業員の健康にも悪影響です。定期的に換気してオフィスの空気を入れ換えることで、空気の質を保ち、防臭対策もできます。

また、空気の質を良好な状態に保てるよう、空気清浄機の設置も検討したいところです。特に高層ビル内にあるオフィスだと窓を開閉できないケースが多く、どうしても空気が循環しにくいので、空気清浄機は高い効果を発揮します。

関連記事：空気質とは？健康維持に重要な空気質を向上させる方法を紹介

オフィス環境改善のポイント

オフィス環境を適切に見直す際には、以下のポイントを押さえておきましょう。


◇従業員の意見を反映する
担当者や決定権者が独自に見直しを進めるのではなく、従業員の意見も積極的に参考にしましょう。今のオフィスのどこに、どのような不満を持っているのか、ミーティングやアンケートを活用すると、従業員の声が反映された働きやすいオフィス環境になります。


◇他の企業を参考にする
実際にオフィス環境を改善した企業の例を調べ、参考にしてみましょう。可能であれば、改善後のオフィス見学ができると具体的なイメージが膨らみます。

他の企業の情報収集が難しい場合は、専門業者に過去事例を紹介してもらうのもおすすめです。

オフィス環境改善にクリーンエア・スカンジナビアの空気清浄機

オフィス環境改善のために空気清浄機を導入するなら、空気中の粒子を効率良く捕まえる「HEPAフィルター」や、HEPAフィルターに準ずる性能を持つ「EPAフィルター」を搭載した空気清浄機がおすすめです。

こうした空気清浄機は、新型コロナウイルスやインフルエンザウイルスなどの感染症対策にも有効だと考えられています。

なかでも特におすすめなのが、クリーンエア・スカンジナビアの空気清浄機 「QleanAir FS 30」です。「HEPAフィルター」を搭載しており、空気中のウイルスや粉じんを、99.995％以上の精度で捕集します。

企業への導入実績豊富で高性能な空気清浄機をお探しの方は、ぜひご検討ください。

QleanAir FS 30

まとめ

企業やそこで働く従業員にとって、オフィス環境が快適であることは非常に重要です。オフィス環境が整っていれば、従業員の業務効率や満足度は向上し、仕事のストレスも軽減されます。

オフィス環境を向上させるためには、従業員の意見や他企業の事例を参考にして、レイアウトや家具、明るさなどを見直しましょう。各種補助金が活用できる場合もあるので、検討してみてください。

オフィス環境を向上させ、企業全体のますますの発展を実現させましょう。

クリーンエア・スカンジナビアの空気清浄機（エアクリーナー）